Eu já vi muitos founders e CTOs entrarem em loop de reuniões, conversas paralelas no Slack e inúmeros grupos improvisados no WhatsApp só para discutir demandas, tentar enxergar gargalos de entrega e, eventualmente, saber quem está sobrecarregado ou o que está realmente trazendo resultado dentro do SaaS. Parece familiar? Este cenário, bastante comum na gestão de squads e em operações SaaS, revela a dor silenciosa do controle manual e descentralizado das informações. No fim, tudo vira um esforço hercúleo para tirar uma fotografia momentânea do status das entregas, das métricas e das alocações, sem falar do desperdício de energia e do risco do retrabalho.
“Quando cada squad tem sua própria planilha, ninguém enxerga o todo.”
Vivi isso na pele em projetos como o SniperAds e em consultorias com empresas tentando modernizar sistemas legados. Na prática, a falta de integração dos dados gera decisões lentas e apostas técnicas pouco fundamentadas. Por outro lado, estruturar planilhas no Excel vai muito além daquela antiga listinha de tarefas: falamos de criar hubs inteligentes de dados capazes de transformar números dispersos em insumos estratégicos para equipes multidisciplinares, lideranças técnicas e a própria direção do negócio. Talvez não seja perfeito, mas funciona, e eu vou mostrar como.
Os desafios práticos do controle manual e planilhas soltas
Quando comecei a liderar squads focados em SaaS no Brasil, percebi algo: a maioria das empresas acumulava planilhas com dados duplicados, divergentes ou desatualizados. Não importava se eram squads de produto, marketing ou times de suporte. Cada setor criava sua própria planilha à sua maneira e, inevitavelmente, a consolidação virava um caos. Reuniões extensas para atualização, múltiplas versões do mesmo arquivo e, claro, decisões baseadas em dados errados. Isso custa caro, consome energia e compromete entregas técnicas, principalmente em squads ágeis que dependem da informação certa no momento certo.
Segundo a Secretaria de Estado de Administração e Gestão do Amazonas, o Excel é peça-chave em planejamentos estratégicos, avaliação de desempenho e definição de preços. Ou seja, vai muito além do que muitos imaginam. E, ainda assim, vejo muita startup usando o Excel de forma tímida ou improvisada.
“Planilha ruim custa mais do que parece: decisões erradas, retrabalho e baixa moral do time.”
É fato: enquanto as informações continuarem dispersas, será impossível extrair valor real das rotinas dos squads e do seu SaaS. Mas existe uma saída, e sim, começa com estruturar de verdade suas planilhas.
Por que estruturar planilhas inteligentes transforma squads e SaaS?
Eu aprendi, entre sucessos e tropeços, que estruturar bem uma planilha faz toda diferença no dia a dia. E não é discurso vazio. Quando passei a organizar o fluxo de demandas do SniperAds em planilhas colaborativas e integradas, aconteceram três coisas:
- Diminuiu o retrabalho porque todo mundo tinha acesso à versão mais atual do backlog;
- Ficou mais fácil priorizar, pois as demandas vinham acompanhadas de dados e histórico, não só “achismos”;
- As decisões técnicas ganharam mais embasamento, já que métricas de performance e custos estavam acessíveis em tempo real.
Essas mudanças não são só resultado de boas práticas, mas também de saber como usar recursos avançados de planilhas, criando automações, integrações e visualizações úteis. Estruturar a planilha significa dar inteligência ao que seria apenas um arquivo com linhas e colunas.
Em resumo, as planilhas bem desenhadas ajudam :
- Integrar dados de diferentes áreas;
- Monetizar o esforço do time, entender o custo real de cada entrega;
- Histórico confiável em projetos SaaS (quem fez o quê, quando e por quê);
- Suportar decisões técnicas rápidas, sem depender de sistemas complexos;
- Preparar o terreno para evoluir do controle manual para automações robustas.
Como começar: passo a passo para estruturar uma planilha eficaz
O primeiro passo é mapear quem acessará e quais os tipos de informação são relevantes para cada pessoa. Uma primeira visão prática:
- Product Owner: precisa acompanhar backlog, sprints, métricas de valor;
- Squad: consulta demandas, tarefas e impedimentos;
- CTO: analisa custos, prazos, métricas operacionais e financeiras;
- Negócio: quer ver o impacto das entregas no resultado.
Não adianta querer resolver tudo de uma vez. Eu sempre começo com uma planilha “mãe” e pequenas abas para cada foco (demandas, resultados, custos). Abaixo, um roteiro básico para estruturar uma planilha de controle de squad ou SaaS:
- Defina colunas padrão: ID, responsável, tipo da demanda, prioridade, status, data início/fim, resultado e esforço estimado;
- Use validação de dados para evitar erros de digitação (principalmente em “Status”, “Prioridade”);
- Adicione formatação condicional para destacar entregas atrasadas, pendentes ou concluídas;
- Implemente fórmulas que gerem métricas automáticas (ex: total de demandas abertas, SLA de entrega);
- Crie dashboards simples para visualização rápida (gráficos, KPI e evolutivos);
- Documente cada campo para reduzir dúvidas no uso.
Esses passos parecem simples, mas tiram squads do improviso e preparam a base para automações futuras, inclusive usando recursos como macros e integração de APIs.
Recursos técnicos: exemplos práticos de fórmulas e validações em squads
Talvez alguns líderes ainda pensem que planilhas servem só para “controlar lista de tarefas”. Discordo. Quando bem usadas, permitem extrair métricas reais que suportam o squad e o negócio. A Escola de Governo do Estado de Goiás recomenda várias dessas funções em seu curso avançado de Excel, como formatação condicional, validação de dados e macros, todas úteis na prática de squads.
Formatação condicional aplicada em squads SaaS
Para ressaltar entregas atrasadas ou críticas:
- Selecione a coluna “Status”;
- No menu “Formatação Condicional”, escolha “Nova Regra”;
- Se a célula contém o texto “Atrasado”, pinte de vermelho; se “Concluído”, use verde.
=SE([@Status]="Atrasado";VERDADEIRO;FALSO)
Simples, mas resolve. O squad logo enxerga onde atacar.
Validação de dados para evitar bagunça
Quer garantir que ninguém digite prioridade errada? Configure uma lista suspensa em “Prioridade”:
- Clique na coluna/linha desejada;
- Menu “Dados” > “Validação de Dados” > Lista;
- Defina opções: “Baixa”, “Média”, “Alta”.
=ESCOLHER(CORRESP(A2;{"Baixa";"Média";"Alta"};0);1;2;3)
PROCV e SOMASES para buscar e somar informações rápidas
- PROCV: para pesquisar rapidamente o responsável ou status de um item baseado na chave ou ID;
- SOMASES: gerar totalizadores de demandas por status, sprint ou squad.
=PROCV("DEMANDA-15";A2:G100;3;FALSO)=SOMASES(E:E;D:D;"Atrasado")
Esses exemplos são o básico que já resolve muita coisa. Nas squads que liderei, principalmente onde o time ainda não tinha um sistema próprio, esses controles fizeram diferença no volume de demandas entregues no prazo.
Como uma planilha fez diferença no SniperAds: storytelling e aprendizados
Lembro de uma situação difícil no SniperAds: o volume de campanhas para aprovar crescia, o time estava pequeno e a confiança nos dados era baixa. Decisões eram lentas, cada vez que um cliente questionava a performance, eu tinha que buscar informações em várias fontes. Criei uma planilha integrada, controlando tarefas do dev até o comercial. O resultado foi visível: clareza nas prioridades e aumento do índice de satisfação dos clientes mais exigentes.
“Planilha organizada, backlog limpo, menos ruído e mais entrega de valor.”
Na prática, o que funcionou foi:
- Mapeamento claro das demandas (com links internos para código, documentação e responsáveis);
- Histórico de entregas (quem pediu, quem entregou, tempo total);
- Dashboards dinâmicos mostrando SLA de atendimento do mês;
- Uso de funções como PROCV e SOMASES para facilitar a filtragem rápida.
Eu não teria conseguido esse resultado sem investir um tempo real na estruturação da planilha, e, se não me engano, foi aí que o time percebeu o impacto direto disso na rotina e na motivação.
Planilhas colaborativas e integração com fontes externas
Trabalhar com planilhas em ambientes colaborativos foi um divisor de águas quando passei a liderar squads maiores. Ferramentas como Google Sheets ou Office365 permitem edição simultânea, comentários, histórico de alterações e, claro, integração via APIs.
- Permite vários times trabalharem no mesmo arquivo sem sobrescrever dados;
- Versionamento automático, se deu errado, volte ao histórico;
- Links integrados ao código (GitHub, GitLab), sistemas de chamados ou banco de dados do SaaS.
Segundo a Universidade Federal de Pelotas, o Excel estruturado pode ser ferramenta poderosa para BI: análises, relatórios, monitoramento de indicadores. Já usei integração com APIs básicas para atualizar dados no fim do dia, puxando resultado de vendas, quantidade de bug reports, e até informações de templates Blade no Laravel.
O próprio Guia de Práticas de Gestão Ágil do Governo Digital do Brasil reforça como a matriz de competências e o acompanhamento por meio de planilhas ajuda a potencializar squads modernos.
Automatizando processos: macros e gatilhos que realmente ajudam
Quando o time cresce ou começa a trabalhar com dados em grande escala, inserir macros pode poupar horas. Em projetos SaaS que fiz para empresas B2B, automatizei: envio de e-mails automáticos quando status mudava para “Atrasado”, geração automática de dashboards e notificação via Slack das demandas mais antigas.
Sub NotificarAtrasados() Dim celula As Range For Each celula In Range("D2:D100") If celula.Value = "Atrasado" Then celula.Interior.Color = vbRed ' Aqui você pode colocar código para gerar alerta/e-mail End If NextEnd Sub
Fiz também macros para copiar linhas concluídas automaticamente para uma aba de histórico, mantendo a planilha principal limpa. O time agradece esse tipo de organização: menos distrações, mais foco no agora.
Como avançar: dashboards, compartilhamento e BI para squads SaaS
Quando você avança na estruturação das planilhas, surgem oportunidades para dashboards mais visuais e análise de dados em tempo real. Isso aproxima o squad de práticas maduras de BI, como bem explica a Universidade Federal de Pelotas: relatórios para tomada de decisão, análises de performance e acompanhamento detalhado dos resultados do produto.
Eu mesmo já montei dashboards simples integrando o Excel ao Google Sheets e alimentando relatórios automáticos para o board da empresa. O impacto disso: menos perguntas repetidas, mais foco no que realmente importa. Business intelligence não é só para grandes empresas. Com planilhas bem-feitas, squads pequenos já conseguem colher informação estratégica, traçar metas e definir quais funcionalidades (ou correções) realmente trazem valor ao SaaS.
Integração, segurança e boas práticas para squads
O tema “segurança” costuma aparecer logo depois que o time começa a registrar informações sensíveis (costumava rir da ironia...). Não dá para estruturar dados pessoais ou estratégicos em qualquer planilha, principalmente em SaaS. Eu sempre recomendo:
- Controle de acesso: não é todo mundo que pode editar tudo;
- Backups automáticos e versionamento;
- Definir claramente o que é compartilhado e o que é restrito;
- Evitar colocar senhas e dados sensíveis em abas abertas;
- Se for para armazenar informações críticas, prefira integração com sistemas mais robustos.
O Guia de Projetos de Software com Práticas de Métodos Ágeis do Governo Digital do Brasil também aponta as vantagens de unir planilhas a práticas Scrum e XP, tornando o fluxo mais eficiente e transparente para todos. No fim, planilha estruturada é ponte temporária para o próximo passo: automação via sistemas, integração com plataformas e, claro, escalabilidade.
Combinando Excel, stack técnica e o crescimento do SaaS
Não se trata de “tecnologia ou planilha”, mas de uso estratégico dos recursos. Já vi squads que, enquanto amadureciam a stack (com Laravel, Eloquent e Blade), organizavam releases e backlog no Excel enquanto desenhavam uma solução definitiva. Inclusive, escrevi sobre critérios para escolher stack no artigo Como escolher a stack ideal para startups em 2026, vale conferir para alinhar expectativas entre soluções temporárias (planilhas bem montadas) e sistemas mais robustos (como um SaaS escalável em Laravel).
O ponto aqui é não desprezar o valor das planilhas. Não raro, vejo founders menosprezando esses controles. O que eu aprendi: soluções simples, quando bem feitas, compram tempo e dão fôlego às squads para crescer e amadurecer a stack técnica sem perder performance. E, claro, todo cuidado na integração dos sistemas, de planilha ao backend, é reflexo de cultura orientada a resultados.
No universo de SaaS, nunca fui de romantizar tecnologia pela tecnologia. O SniperAds nasceu enxuto, com planilhas integrando times de marketing, produto e dev, e só depois pulamos para sistemas próprios. Quem busca soluções deste tipo, encontra outras reflexões em artigos sobre soluções práticas para empresas digitais ou no canal de discussões sobre software.
Casos reais e aprendizados do campo
Eu criei o SniperAds, SaaS que gerou mais de R$300 mil em 3 anos, e posso afirmar: dashboards simples no Excel evitaram atrasos, erros e perder contratos no começo. Aqui vão alguns aprendizados que recomendo:
- Invista em planejamento de campos, opções padronizadas, dashboard de visualização e revisão semanal da planilha;
- Integre sempre que possível: use APIs básicas para importar/exportar dados se necessário;
- Documente as integrações para não depender de um só membro do time, vários squads caem nessa armadilha;
- Tenha uma política de backup clara, não confie só na nuvem, imprevistos ocorrem;
- Planeje a migração gradual para sistemas próprios (como um backend em Laravel) à medida que crescer.
Quem quiser aprender ainda mais sobre como Laravel pode ser aliado nessa hora, recomendo o guia que escrevi sobre desenvolvimento web PHP, focado em Laravel, acessível em guia essencial de Laravel para desenvolvimento web.
Conclusão: o Excel como aliado estratégico dos squads SaaS
Não existe fórmula mágica para o crescimento saudável de squads ou SaaS brasileiros, mas estruturar bem suas planilhas é quase sempre o primeiro passo concreto para ganhar produtividade, clareza na comunicação entre áreas e segurança para crescer. Eu vejo planilhas como plataformas de transição, especialmente para empresas que estão amadurecendo práticas ágeis e preparando o salto para soluções personalizadas.
Se a sua empresa ainda luta com silos de informação, retrabalho ou demora para tomar decisões técnicas, talvez esteja na hora de profissionalizar o uso do Excel, abrindo caminho para automação, integração e informações realmente confiáveis.
"Planilha inteligente paga o próprio investimento no tempo que economiza do seu time."
Se você chegou até aqui, já percebeu que Excel bem utilizado pode ser muito mais do que uma ferramenta de controle. Quer estruturar, modernizar e preparar sua squad para escalar? Agende uma consultoria gratuita comigo no WhatsApp e faça parte do grupo de empresas que encaram a modernização não só como escolha, mas como diferencial competitivo real. Sou especialista em Laravel, criação de squads ágeis e modernização de sistemas SaaS, e quero mostrar, na prática, como você também pode transformar a rotina do seu time.
FAQ: dúvidas frequentes sobre planilhas em squads e SaaS
Como criar uma planilha de squad no Excel?
Para criar uma planilha de squad desse tipo, comece listando as principais demandas: backlog, status, responsável, data de início, data de entrega e prioridade. Use validação de dados (listas suspensas), formatação condicional (células em cores para status) e funções automáticas como SOMASES e CONT.SES para gerar painéis de acompanhamento rápidos e visuais. Se for colaborativa, ative o compartilhamento e controle permissões de edição, criando abas customizadas para cada squad ou área específica.
Quais são as melhores práticas para SaaS no Excel?
Entre as melhores práticas estão: mapeamento prévio dos campos, padronização das entradas (usando listas e validação de dados), uso de dashboards para visão rápida, automações simples (com macros ou fórmulas cruzadas), backups regulares e documentação clara para o time. Além disso, reforço que é importante revisar semanalmente e promover a integração futura com sistemas SaaS, conforme o produto evoluir e a escala aumentar.
Como estruturar dados de squads em planilhas?
Comece identificando quais métricas fazem sentido ao seu contexto: demandas, entregas, bugs, responsáveis, prazos, custos e impacto das entregas. Organize essas informações em abas ou colunas, sempre aplicando validação de dados, listas de opções e cores para visualização. Recomendo também vincular links diretos para documentos, códigos (repos Git ou Bitbucket) e apontar responsáveis por cada etapa, garantindo rastreabilidade e histórico confiável.
Quais funções do Excel ajudam squads SaaS?
Funções como PROCV (para buscar rapidamente dados de referência), SOMASES/CONT.SES (para sumarizar demandas ou bugs por categoria), SE, ESCOLHER e formatação condicional tornam a análise mais ágil e visual. Macros automatizam tarefas do dia a dia, da separação de tarefas concluídas até o envio de alertas. Por fim, recursos de compartilhamento e integração via API facilitam atualização de métricas em tempo real.
É seguro gerenciar squads no Excel?
Planilhas bem protegidas, com acesso restrito, backup e documentação de controle são seguras para informações operacionais. No entanto, dados sensíveis (senhas, informações críticas) não devem ser armazenados em planilhas abertas ou sem proteção adicional. Sempre recomendo migrar dados críticos para sistemas SaaS específicos à medida que o negócio cresce, mantendo o Excel como etapa intermediária e de apoio na tomada de decisões.
Para quem quer transformar o controle do seu SaaS e squads, recomendo conferir também conteúdos sobre negócios digitais e soluções inovadoras em negócios digitais, além de aprofundar em tecnologia, modernização de sistemas e arquitetura escalável.
Curso de Excel + Power Bi
Eu recomendo muito este curso de Excel + Power BI. Ele mostra, na prática, como estruturo planilhas bem protegidas, com acesso restrito, backup e documentação de controle — o suficiente para tratar informações operacionais com segurança e rastreabilidade. Ainda assim, sou direto: dados sensíveis (senhas, credenciais, informações críticas) não devem morar em planilhas abertas ou sem camadas extras de proteção. À medida que o negócio cresce, minha orientação é migrar o que é crítico para sistemas SaaS/bancos com controle de acesso e logs, mantendo Excel/Power BI como etapa intermediária e apoio à decisão (conectando às fontes oficiais). Se você quer profissionalizar seus relatórios e tomar decisões com confiança, este é o ponto de partida que eu uso e indico.
Curso: Excel + Power BI
